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Estructura del software contable

Estructura del software contable

El software contable es un sistema de información que sigue el modelo básico bien diseñado, en el cual ofrece el control, la compatibilidad, la flexibilidad y la relación de los costos y los beneficios de una empresa.

Además, son un conjunto de principios y normativas para facilitar la presentación y el conocimiento de una empresa, además de saber los hechos que lo afectan económicamente.

Este comprende diversos métodos y procedimientos que son utilizados por diversas instituciones tanto privadas y públicas. Dichos procedimientos permiten llevar un control exhaustivo todas las actividades financieras y así poderlas resumir de una manera simple.

También, la información puede llegar fácilmente al presidente de la organización para que logre tomar las decisiones comerciales que le ayuden para su beneficio.

¿Como es la estructura?

Existen diversos softwares contables, sin embargo, cada uno de ellos cuenta con una estructura que se basa en tres simples pasos, lo primero que realiza un software contable es registrar los datos financieros, después estos se clasifican y por último se ordenan.

Para que esto funcione correctamente es muy importante que su estructura o configuración cumpla con todos los objetivos trazados. La red de procedimientos tiene que estar íntimamente ligada para que se integre al esquema de la organización, para que así sea posible realizar las distintas actividades que son importantes para la empresa.

Dichos pasos son tres y los mismos te los explicaremos más adelante. La estructura de los tres pasos constituye el proceso que se debe utilizar para así obtener la información contable de manera detallada.

Pero, no solamente sirve para la creación, también se involucra la comunicación entre los encargados para interpretar esa información que luego serán expuestos a los subordinados para que tenga conocimientos sobre las diferentes actividades financieras que realiza la empresa.

Esto sirve para que cada uno de los que integran la organización esté consciente de todo lo que está pasando y saber cuáles métodos aplicar para el mejoramiento de algún departamento o producto. Así como adaptar un nuevo sistema que permita la generación de ganancias para que la empresa tenga más beneficio y logre funcionar adecuadamente.

1.- Registro de las actividades financieras

Las empresas llevan a cabo los diferentes tipos de transacciones que se expresan en los términos monetarios, no importa cuales sean, y en donde cada uno se debe registrar en los distintos libros de contabilidad.

Sin embargo, algunos eventos comerciales no se pueden describir en estos términos monetarios. Para aclarar un poco, la transacción no es una posible acción que se realiza a futuro, esta es una acción ya terminada.

2.- Clasificar la información

Para poder obtener un registro de las actividades comerciales y económicas es necesario agrupar dicha información en bloques de datos organizados. Esto es con el propósito de tener la información cuando sea necesaria o solicitada por la parte directiva de la empresa.

Por esta razón, toda la información debe ser clasificada en grupos o en categorías. Para así, agrupar todas aquellas transacciones en el cual se recibe o se paga el dinero.

3.- Resumir la información

La información debe ser resumida señalando lo más importantes de los movimientos contables, para que sea utilizada por los encargados en la toma de decisiones, y así establecer estrategias principales para evitar cometer algún error de las transacciones pasadas.

Los empleados que se encargan de la responsabilidad en las compras de mercancías, necesitan toda la información detallada y resumida de las ventas que se realizaron de los diferentes productos.

Los gerentes que se encuentran en el almacén, necesitan la información resumida de todas aquellas ventas que se realizaron por departamento.

Mientras que el jefe o la alta gerencia, debe poseer la información necesaria y resumida de todas las ventas que se efectuó en el almacén.

Software contable

Es importante integrar todos estos procesos en la empresa, para que ayude a facilitar las diferentes cuestiones donde se encuentran las finanzas, la logística y la gestión. Esto hace que la compañía busque en un solo canal y una centralización de la gestión. Por esta razón, varios empresarios prefieren un sistema contable dentro del negocio que se pueda utilizar por medio del software.

El software nos permite registrar y procesar todas aquellas transacciones históricas que generan una empresa, o alguna actividad productiva como son las compras, las ventas, las cuentas por cobrar, el control de inventarios, las cuentas por pagar, los balances, las nóminas, entre otros principios que son fundamentales en la contabilidad.

Para ingresar a este sistema, solo se debe rellenar el formulario con la información que se indica, como son las pólizas contables, los ingresos y los egresos. Además, se debe programar para que el software realice los cálculos automáticamente y los que sean necesarios.

Las funciones son desarrolladas y configuradas internamente por las compañías que lo estén utilizando. E incluso pueden ser adquiridos por un tercero en el cual puede existir una combinación de ambas, es decir, el paquete de software completamente desarrollado por algún tercero para que contenga modificaciones locales.

Ahora te presentaremos algunos de estos sistemas funcionales.

Low end

Estas son las aplicaciones de bajo costo de todos los sistemas contables. Aquí te permite realizar la mayoría de las funciones contables en los negocios.

Algunos productos antiguos del Low End, son caracterizados por su “entrada única” a diferencia de los sistemas de Windows, Linux y Macintosh en el cual son de doble entrada y las usan la mayoría de negocios.

Actualmente han mejorado su software antiguo por uno más actualizado y completo.

Mercado medio

Este cubre un rango amplio en los negocios de software. Estos son capaces de ayudar en las necesidades estándares de la contabilidad múltiple, lo que permite el registro en divisas.

Su característica principal es la participación de varios usuarios simultáneamente, y esto es un aspecto que llama la atención de las empresas cuando tienen que decidirse por un software contable.

High end

Este software es el más costoso y complejo que existe en los diferentes sistemas contables para alguna empresa. Y cuenta con un extenso juego que se le conoce como SEA, donde todas las funciones que posee son muy fáciles de comprender y sin ninguna complicación.